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ED 035

Vinte e um dias a mais do que o previsto

Buehler, Griffin e Ross mediram em 1994 que formandos previram 33,9 dias para a monografia e gastaram 55,5 dias.

Planilha de cronograma impressa ao lado de cronômetro analógico e caneta sobre mesa escura, luz focal quente, sem pessoas.

O cronômetro contra a data escrita na planilha

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Três em cada dez. Era a proporção de formandos que terminou a monografia dentro do prazo que eles próprios tinham previsto, na medição de Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross publicada em 1994 no Journal of Personality and Social Psychology.

O seu cronograma do edital nasceu do mesmo jeito. Você abriu a planilha num domingo à tarde, dividiu o conteúdo pelas semanas que faltam e escreveu quantos dias cada bloco de matéria vai levar, com a cabeça descansada e nenhum dado na mão.

A conta some quando a semana começa. O bloco de tributário estimado em quatro dias chega ao sábado pela metade, e a planilha continua dizendo quatro, porque ninguém voltou nela com o relógio aberto.

O erro tem nome próprio, falácia do planejamento (a tendência de prever para uma tarefa sua um prazo menor do que o que você mesmo gasta em tarefas iguais), e ele não se resolve com disciplina.

Ele se resolve com registro. A estimativa feita olhando para o conteúdo nasce otimista por construção; a estimativa feita olhando para as suas quatro últimas semanas já carrega os atrasos que vão se repetir.

Quem estuda para concurso paga essa conta em outubro. O cronograma prometia revisão completa até setembro, o edital saiu, e o que deveria caber em cinco meses ainda tem dois meses de conteúdo pendurado na frente da prova.

A saída não passa por cortar matéria nem por acrescentar horas. Passa por trocar a fonte do número: sair do palpite feito no olho e usar o tempo que o seu próprio cronômetro registrou nas semanas anteriores.

Existe um jeito de refazer o cronograma inteiro em quarenta minutos de domingo, com a planilha aberta e o registro das últimas quatro semanas do lado, usando uma conta de duas linhas, e ele devolve datas que sobrevivem ao mês seguinte sem remendo.

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I A Técnica

Refazer o cronograma pelo relógio

Cronograma escrito com palpite é intenção; cronograma escrito com registro é previsão.

Refaça o cronograma do edital com o tempo que você realmente gastou nas quatro semanas anteriores, nunca com o tempo que você imagina gastar. O número sai do seu registro, e é ele que diz se a revisão cabe antes da prova.

Comece medindo uma unidade pequena e repetida. Páginas de teoria por hora, questões resolvidas por hora, aulas assistidas por noite: a unidade precisa ser a mesma que aparece na sua planilha, senão a conta não fecha na hora de somar.

Anote o horário de início e de fim de cada sessão durante quatro semanas, sem arredondar para cima. Sessão de uma hora que teve vinte minutos de celular são quarenta minutos de estudo, e são os quarenta que entram na planilha.

Depois divida o conteúdo que falta pela sua taxa medida. Setecentas páginas de administrativo a nove páginas por hora dão setenta e oito horas de leitura, e setenta e oito horas a dez horas por semana ocupam quase dois meses de calendário.

O fator que ninguém aplica

Falta multiplicar o resultado pelo seu próprio atraso histórico. Some quantos dias você previu para os quatro últimos blocos e quantos dias eles levaram de verdade; a razão entre os dois totais é o fator que corrige todas as previsões seguintes.

Se você previu quarenta dias e gastou sessenta, o seu fator é 1,5. O bloco novo que a planilha estima em oito dias entra no calendário com doze, e o cronograma para de prometer o que a sua semana não entrega.

"Planos e previsões irrealisticamente próximos de cenários otimistas."

Daniel Kahneman, Rápido e Devagar, 2011

O fator incomoda porque parece pessimismo. Ele é aritmética simples: descreve o seu semestre passado, com prova da faculdade, plantão, gripe e sábado perdido, e essas interrupções vão aparecer de novo no semestre que vem.

Aplique o fator no bloco inteiro, jamais nas horas diárias. Quem tenta compensar o atraso prometendo estudar doze horas no sábado produz uma planilha bonita que desmonta no primeiro fim de semana com compromisso de família.

Refaça a medição toda semana, sempre na mesma tarde de domingo, e o fator desce sozinho conforme a sua rotina estabiliza. Cronograma que se corrige com dado próprio dispensa culpa: quando a data escorrega, você vê onde escorregou e ajusta o bloco seguinte.

Resta saber o tamanho do erro que o palpite no olho produz quando ninguém mede. A medição de 1994 pôs número nele, com formandos reais, monografia real e prazo real.

II O Dado

Trinta e três previstos, cinquenta e cinco gastos

Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross publicaram em 1994, no Journal of Personality and Social Psychology, um estudo em que formandos de psicologia de uma universidade canadense escreveram quantos dias levariam para terminar a monografia: a média prevista foi de 33,9 dias e a média efetivamente gasta foi de 55,5 dias.

A previsão foi pedida por escrito, antes do trabalho terminar, a quem já estava com a monografia em andamento. Ninguém pediu palpite sobre tarefa alheia nem sobre projeto abstrato: cada estudante estimou o próprio prazo, com o próprio material na mesa.

Os autores pediram, além da estimativa central, dois cenários extremos. No cenário otimista, os formandos escreveram 27,4 dias em média; no cenário pessimista, aquele em que tudo daria errado, escreveram 48,6 dias, e a entrega real de 55,5 dias passou até do pessimista.

No mesmo estudo, apenas cerca de três em cada dez estudantes terminaram dentro do prazo que tinham escrito. A maioria entregou depois da própria data, com semanas de folga imaginada que nunca apareceram no calendário.

Estudo

Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross, Journal of Personality and Social Psychology, 1994

Título original

Exploring the planning fallacy: why people underestimate their task completion times

Participantes

formandos de psicologia de uma universidade canadense, com monografia de conclusão em andamento

Desenho

cada estudante escreveu antes quantos dias levaria para terminar o trabalho, e também um cenário otimista e um cenário pessimista

Medida

dias corridos entre a previsão escrita e a entrega efetiva do trabalho

Efeito medido

média prevista de 33,9 dias contra média gasta de 55,5 dias, com o cenário pessimista de 48,6 dias ainda abaixo do real

Os pesquisadores testaram ainda uma variação que explica bastante da rotina de quem estuda em grupo. Quando outra pessoa estimava o prazo do trabalho alheio, olhando só o histórico de quem ia executar, a estimativa ficava mais longa e mais perto do que aconteceu de fato.

O motivo apontado por eles é o foco da atenção. Quem estima o próprio prazo monta mentalmente o roteiro da tarefa, passo a passo, num cenário limpo, e o roteiro limpo não tem lugar para o imprevisto que sempre chega.

Histórico pessoal some dessa conta. Os participantes lembravam dos próprios atrasos passados quando perguntados diretamente, e ainda assim não usavam a lembrança na hora de escrever o número do trabalho atual.

Vale reconhecer os limites do desenho. Foram algumas dezenas de estudantes de uma mesma universidade, numa tarefa acadêmica única, longe de um edital de mil páginas com dez matérias competindo por atenção durante dez meses seguidos.

O que atravessa para a sua mesa é o mecanismo, e ele é testável por você em uma semana. Compare o prazo que você escreveu para os últimos blocos com o prazo que eles levaram: se os dois números baterem, a técnica não muda nada para você; se não baterem, o tamanho do desencontro já é o seu fator de correção.

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III Na Prática

Quarenta minutos de domingo

Passo 1, levante o seu histórico dos últimos quatro blocos: abra o cronograma antigo e anote, lado a lado, o prazo escrito e o prazo cumprido de cada bloco de matéria já fechado, em dias corridos.

Passo 2, calcule o fator e arredonde para cima: divida a soma dos dias gastos pela soma dos dias previstos, e use o resultado com uma casa decimal, 1,4 ou 1,6, sem negociar para baixo.

Passo 3, reescreva todas as datas futuras com o fator aplicado: multiplique a estimativa de cada bloco pendente pelo seu fator e empurre as datas seguintes na planilha, aceitando o que sobrar fora do calendário.

O passo 3 costuma doer, porque ele mostra matéria pendurada depois da data da prova. Melhor ver a sobra em setembro, quando ainda dá para trocar leitura integral por resumo e questões, do que descobrir a mesma sobra na véspera do edital fechado.

Para o bloco que estourar o calendário, corte profundidade, jamais o assunto. Uma matéria com peso pequeno no último concurso vira revisão por questões comentadas, e a teoria completa fica para depois da primeira fase, se houver depois.

Registre o tempo com cronômetro simples, começando e parando junto com a sessão. Aplicativo com relatório colorido atrasa a adoção; um relógio de cozinha e uma coluna na planilha entregam o mesmo número na segunda de manhã.

Uma armadilha aparece já na segunda semana: contar como estudo o tempo em que o livro ficou aberto. Página lida com atenção dividida não vira retenção na prova, e inflar a sua taxa medida devolve o cronograma otimista que você acabou de enterrar.

Guarde o histórico em uma aba só, com data, bloco, previsto e gasto. Quatro semanas de linhas bastam para o primeiro fator, e doze semanas dão uma taxa por matéria, porque constitucional e contabilidade nunca andam na mesma velocidade.

Quando o fator ficar abaixo de 1,1 por três semanas seguidas, pare de aplicá-lo naquele tipo de bloco. Sua estimativa alcançou a sua execução ali, e continuar inflando o prazo passa a esconder folga que poderia ir para revisão espaçada.

"Quantos dias você previu para o último bloco de matéria, e quantos dias ele levou até a última questão resolvida?"

Confira hoje, na sua planilha de cronograma:

quantos blocos já fechados têm o prazo previsto e o prazo gasto anotados lado a lado;

qual é o seu fator, com uma casa decimal, dividindo os dias gastos pelos dias previstos;

quantas datas futuras da planilha já foram reescritas com esse fator aplicado.

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Quiz da edição

No estudo de 1994, mesmo o cenário mais pessimista que os formandos escreveram ficou abaixo do prazo real de entrega. Quantos dias esse cenário pessimista previu?

Veja o ranking de quem mais acerta →

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